HỖ TRỢ - CHIA SẼ - THAM KHẢO -TÀI LIỆU PHOTOCOPY

CÁC BƯỚC CƠ BẢN BẢO TRÌ MÁY PHOTOCOPY:

Để thực hiện trước tiên phải kiểm tra tình trạng hiện tại của máy : Chụp thử 1 bản copy để đánh giá tình trạng máy. Nếu máy photocopy có vấn đề thì phải thông báo ngay để họ có hướng giải quyết. Nếu bản chụp bình thường thì bắt đầu tiến hành bảo dưỡng máy photocopy.

Khi làm bảo dưỡng phải đảm bảo các công việc được liệt kê như sau:

1. Bảo dưỡng, vệ sinh bộ phận quang học và bộ phận làm mát quang học
- Làm sạch kính, bụi trên bề mặt gương
- Kiểm tra, vệ sinh thấu kính.
- Làm sạch bộ phận quạt, lọc gió.
Khi máy Photocopy chụp dưới mặt gương thì bản chụp đẹp. Nhưng khi chụp trên DF thì bị 1 đường sọc đen kéo dài thì hãy làm theo hình vẽ dưới đây. Thực hiện theo 2 bứơc sau: Khi máy Photocopy chụp dưới mặt gương thì bản chụp đẹp. Nhưng khi chụp trên DF thì bị 1 đường sọc đen kéo dài thì hãy làm theo hình vẽ dưới đây. Thực hiện theo 2 bứơc sau:

Bước 1 : Lau sạch miếng gương nhỏ bên phía tay trái như hình (số 1
Bước 2 : Lau sạch 2 miếng siêu trên DF như hình ( số 2 )
2. Bảo dưỡng, vệ sinh bộ phận kéo giấy.
- Lau chùi bánh cao su cuốn giấy.
- Kiểm tra, bảo dưỡng bạc trục kéo giấy, vệ sinh bộ phận cảm biến giấy.

3. Hệ thống truyền động
- Kiểm tra bảo dưỡng hệ thống bánh răng.
- Bảo dưỡng các đầu bạc, trục

4. Hệ thống lô sấy
- Vệ sinh lẫy tách giấy
- Vệ sinh lô ép và lô sấy
- Vệ sinh thăm nhiệt
- Kiểm tra vòng bi lô sấy
- Vệ sinh trục lau lô ép

5. Bộ phận trống và gạt mực
- Kiểm tra vệ sinh các đèn xóa vùng, xóa điện tích
- Vệ sinh gạt mực, lẫy tách giấy dưới trống.

6. Cụm từ
- Kiểm tra mực trong ống
- Kiểm tra hệ thống bánh răng cụm từ
- Lọc từ

7. Hệ thống cao áp
- Vệ sinh hệ thống cao áp
- Xử lý các trường hợp dò, mất cao áp.

8. Căn chỉnh phần mềm
- Căn chỉnh các thông số cấp mực
- Căn chỉnh cấp điện áp đèn, cao áp
- Căn chỉnh chế độ từ

9. Lau chùi toàn bộ vỏ máy photocopy

10. Chạy thử máy
- Kiểm tra chất lượng bản chụp
- Kiểm tra và ghi bộ đếm của máy.

Vậy là bạn đã bảo dưỡng xong máy photocopy của mình, cũng đơn giản đúng không.


QUY CHẾ ĐĂNG KÝ SỬ DỤNG MÁY PHOTO MÀU:

(Tên cơ quan ban hành:)……

Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt nam Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

QUY CHẾ

Quản lý và sử dụng máy photocopy màu…..... tên máy …..

- Căn cứ Luật Xuất bản năm 2012;  Nghị định số 195/2013/NĐ-CP ngày 21 tháng 11 năm 2013 của Chính phủ Quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật Xuất bản; Thông tư số 22/2010/TT-BTTTT ngày 06  tháng 10 năm 2010 của Bộ Thông tin và Truyền thông;

- Để đảm bảo việc quản lý và sử dụng máy photocopy màu hiệu quả và an toàn;

- Để quy rõ trách nhiệm cá nhân trong việc quản lý, sử dụng và bảo vệ  máy, đồng thời là nội dung hướng dẫn cho nhân viên trong ……..(tên cơ quan, tổ chức) chấp hành nghiêm chỉnh quy định của (cơ quan, tổ chức), ngăn ngừa hành vi trái pháp luật;

Ban Lãnh đạo ……..(tên cơ quan, tổ chức) ban hành Quy chế về quản lý và sử dụng máy photocopy màu nhãn hiệu....... bao gồm các nội dung sau:

Chương I:

Quy định chung

Điều 1. Máy chỉ được đưa vào sử dụng sau khi đã đăng ký với Cơ quan quản lý Nhà nước tại địa phương.

Điều 2. Chỉ được sử dụng trong phạm vi công việc nội bộ của cơ quan. Không được dùng vào mục đích kinh doanh dịch vụ ngoài thị trường.

Điều 3. Khi không có nhu cầu sử dụng cần chuyển nhượng cho đơn vị khác hoặc thay đổi địa điểm đặt máy phải báo cáo bằng văn bản với các cơ quan hữu quan, khi có giấy phép mới được thực hiện.

Chương II:

Quy định về bảo vệ

Điều 4. Máy photocopy .... được đặt tại địa chỉ .... dưới sự quản lý của...

Điều 5. Ngoài việc chấp hành các quy định của pháp luật trong quá trình in ấn các văn bản, tài liệu, các nhân viên sử dụng máy còn phải nghiêm chỉnh chấp hành các quy định bảo vệ sau đây:

* Người chịu trách nghiệm quản lý máy: (họ tên, chức vụ)

* Người trực tiếp thực hiện sao chụp văn bản: Nhân viên chuyên làm việc sao chụp (họ tên).

* Người giám sát: (họ tên, chức vụ).

- Nhân viên phòng copy thực hiện copy màu dưới sự giám sát trực tiếp của Trưởng phòng Hành chính Quản trị hoặc Chánh Văn phòng. Người không có nhiệm vụ không được sử dụng máy.

- Khi có sự thay đổi người phụ trách hay ngừng hoạt động, thủ trưởng đơn vị phải báo cáo ngay với Sở Thông tin và Truyền thông và Công an sở tại (PC13).

Quản lý máy:

Lắp đèn chiếu logo hoặc ký hiệu của cơ quan, tổ chức trong máy dưới dạng chìm cho tất cả các bản copy. Đăng ký ký hiệu hoặc logo chìm cho cơ quan quản lý ngành và công an địa phương.

Quản lý sản phẩm đã copy:

- Lập sổ theo dõi chi tiết các tài liệu đã copy.

- Các tài liệu đem copy phải được điền vào phiếu yêu cầu copy, có chữ ký của người yêu cầu và phải được trưởng phòng phê duyệt. Tài liệu đã copy được trả ở ngăn tủ văn thư.

- Đối với bản copy bị hỏng phải vào sổ theo dõi và tiêu huỷ sau khi Trưởng phòng Hành chính Quản trị hoặc Chánh Văn phòng kiểm tra xác nhận.

Chương III:

Quy định về trách nhiệm

Điều 6. Thủ trưởng cơ quan, tổ chức...

- Chịu trách nhiệm trước Nhà nước về việc sử dụng máy photocopy ... đúng mục đích, đúng quy định.

- Ra quyết định cử người trực tiếp quản lý máy bằng văn bản.

- Tạo điều kiện và phương tiện cho những người được giao nhiệm vụ hoàn thành trách nhiệm của mình.

Điều 7. Nhân viên trực tiếp phụ trách máy photocopy

- Chịu trách nhiệm trước thủ trưởng cơ quan về mọi hoạt động của máy.

- Đảm bảo việc sử dụng máy đúng mục đích, nhiệm vụ và kế hoạch do thủ trưởng cơ quan giao.

- Khi có vấn đề phát sinh phải báo cáo thủ trưởng cơ quan để kịp thời giải quyết.

- Chịu trách nhiệm quản lý máy, phương tiện, vật liệu dùng cho copy tài liệu. Quản lý thành phẩm sau khi copy.

- Phân công và chịu trách nhiệm về bố trí sử dụng nhân viên trực tiếp thực hiện nhiệm vụ copy các tài liệu phù hợp với công việc, đảm bảo chất lượng sản phẩm và an toàn, đúng quy định.

- Đôn đốc và kiểm tra thực hiện đúng Quy chế này

Điều 8. Nhân viên vận hành máy photocopy màu….

- Chịu trách nhiệm hoàn toàn về chất lượng và số lượng copy tài liệu được giao.

- Trước khi thực hiện copy các tài liệu phải kiểm tra xem tài liệu có nằm ngoài danh mục cho phép không? Đồng thời chuẩn bị máy móc nguyên vật liệu, nghiên cứu kỹ lệnh in để tránh sai sót.

- Chấp hành nghiêm chỉnh quy trình copy. Khi phát hiện những sai sót và các điều kiện kỹ thuật không đảm bảo chất lượng sản phẩm và không đảm bảo an toàn phải báo cáo ngay với những người có trách nhiệm để kịp thời giải quyết.

- Tài liệu copy xong (kể cả in hỏng) phải để vào nơi quy định, bảo quản và ghi đầy đủ nội dung vào sổ theo dõi và ký xác nhận.

- Trước khi giao tài liệu copy, phải kiểm tra và ghi sổ giao nhận, ký giao nhận.

Chương IV:

Điều khoản thi hành

Điều 9. Tất cả các nhân viên có trách nhiệm trong việc quản lý và vận hành máy photocopy màu ........ phải chấp hành nghiêm chỉnh Quy chế này. Nếu vi phạm sẽ chịu hình thức kỷ luật thích hợp.

Điều 10. Quy chế này niêm yết tại nơi đặt máy.

Sau khi được phổ biến, quán triệt, từng người có trách nhiệm sử dụng và quản lý máy phải ký vào biên bản đã được phổ biến Quy chế quản lý và sử dụng máy photocopy màu...

............., ngày ......tháng ... năm....... Thủ trưởng đơn vị (Ký, ghi rõ họ tên và đóng dấu)